隨著以電腦為中心的多媒體技術的普及和提高，給會議工作帶來了新的手段和方法，尤其是近幾年，視頻會議、遠程教學等可視化信息技術在會議室領域得到廣泛應用，多媒體會議室以其功能的多樣性（如現場會議、學術報告、培訓教學等）得到迅速普及。在多媒體會議室里不管是作報告、總結、匯報、介紹產品等等，用電腦互動操作的圖、文、聲、影、畫展示，充分調動了與會者的感官知覺，大大提高了會議效果。可以說，多媒體在辦公領域中，也越來越體現出它的優勢。 

    以前的會議室是“講臺放幾支麥克風/墻上掛幾支大喇叭，領導就作報告，聽眾紙筆紀錄。”這種落后的會議模式遠遠不能滿足現在高速交流的信息時代對會議系統的要求。要知道，一個標準的多媒體會議室至少應包含計算機系統、投影顯示系統、A/V系統、房間環境系統等幾個部分。

    隨著這些幻燈機、投影機、錄像放像設備、擴聲器材等各類電子會議設備大量進入會議場所，多媒體會議室的要求就越來越高。而在會議過程中往往不能將這些設備最充分地發揮，需要會議工作人員手工操作，常常會因各類設備的頻繁切換、環境的按需控制導致這些工作人員手忙腳亂，這樣不僅降低了會議效率，還給會議的保密性帶來諸多問題。那怎么配置一個好的多媒體會議室呢？在此我們整理了一些來自系統工程商的一些經驗總結，希望能給經常接觸多功能會議室的朋友一些經驗及使用技巧上的幫助。

系統概述

    就拿一個容納10-15人左右的小型多功能會議廳來說，設計原則以能舉辦各種類型的會議、培訓、報告、教學、學術交流為目標，該系統的設計就是提供滿足以上功能實現的活動環境。根據實際工程經驗，我們將整個會議系統劃分成以下幾個子系統：大屏幕投影顯示系統、會議音響視訊系統、中央集成控制系統等幾個主要部分。這個系統的設計是本著以下幾個原則：

先進型性原則

     采用的系統結構應該是先進的、開放的體系結構，和系統使用當中的科學性。整個系統能體現當今會議技術的發展水平。

實用性原則

    能夠最大限度的滿足實際工作的要求，把滿足用戶的業務管理作為第一要素進行考慮，采用集中管理控制的模式，在滿足功能需求的基礎上操作方便、維護簡單、管理簡便。

可擴充性、可維護性原則

    要為系統以后的升級預留空間，系統維護是整個系統生命周期中所占比例最大的，要充分考慮結構設計的合理、規范對系統的維護可以在很短時間內完成。另外，在保證系統先進、可靠和高性能價格比的前提下，通過優化設計達到最經濟性的目標。

系統設備選型原則

    一般情況下，我們建議選器材都要選用國際知名的器材，以及有雄厚實力和絕對優秀技術支持能力的廠家、代理商，以保證設計指標的實現和系統工作的可靠性。而且基本上選用同類產品中技術最成熟、性能先進、使用可靠的產品型號，以保證器材和系統的先進性、成熟性。還有，要選用高度智能化、高技術含量的產品，建立系統開放式的架構，以標準化和模塊化為設計要求，既便于系統的管理和維護使用，又可保持系統較長時間的先進性。
會議室布局要點和技巧 

    會議室的布局也非常重要，有了好的設備如果沒有好的環境一樣發揮不出它的完美效果！在會議室除了需要投影等必需暗光照的要求外，會場還要保證有足夠的光照，因為，投影機的使用并不是整個會議過程的全部，有一定光照是必不可少的。另外，通風、溫度和濕度也要注意，會議室開會的人多，通風不良會使二氧化碳的濃度增加，而且還會導致環境溫度和濕度的偏高，引起有些人頭痛、疲倦等不適反應，所以會場的溫度保持在20~25°c較為理想，相對濕度以30~60%之間為宜。

     而對于噪聲控制及聲學處理的辦法有很多，對于聲學處理，應考慮頻率特性控制、回聲控制及噪聲控制。頻率和回聲控制，可通過控制室的調音臺，用增設的優質功率放大器，控制高、中、低音，并可通過揚聲器環繞放置會場四周，使與會者有身臨其境的感覺。噪聲控制主要是隔音與吸音效果控制，隔音主要是指選用雙層窗戶隔離外界噪音，一些電器設備的主要部件安裝在控制室，以避免電感性電氣設備噪音；吸音指室內應鋪地毯、吊天花板，會議室四周墻壁不宜太光滑，最好裝有隔音材料并用軟布包裝，保證室內噪音小于40分貝。麥克風與音箱應保持合適距離及方向，降低會議室的回聲以形成良好的開會環境。

系統設備分析

    一般情況下，投影機的安裝方式主要分兩種：正面投影方式和背面投影方式。這里選用了后者，背投方式是指投影機與觀眾分別在屏幕的兩側，投影機安裝在屏幕的正后方。其特點是受外界光線影響較小，投射到屏幕背面的光線只是投影機投射出來的光線，無需將觀眾席的光線調到很暗，具備較高的圖像對比度，投射的光線不會被人員擋住，外觀氣派非凡，需要較大安裝空間和價格較高的背投硬幕。

會議音響視訊系統

    會議音響視訊系統能完成對各種圖文信息（包括各種軟體的使用、DVD/CD碟片、錄像帶、各種實物、聲音）的播放功能；實現多功能廳的現場擴音、播音，配合大屏幕投影系統，提供優良的視聽效果。包括DVD、VCR（錄像機）、MD機、實物展臺、調音臺、麥克風、功放、音箱、數字硬碟錄像機等設備構成。

中央集成控制系統

    在會議室中要求中央集成控制系統操作簡單、人性化、智能化，可靠性高；盡量多的體現出各種設備的卓越功能，讓所有設備工作在最佳狀態，發揮設備的最大功效；為完善操作人員的系統工作，能夠實現計算機網路控制功能，完成遠端監視、遠端同步控制、遠端維護等等功能，能夠控制DVD、錄像機、MD進行播放、停止、暫停等功能；能夠控制投影機，進行開/關機、輸入切換等功能，并能夠控制電動吊架、屏幕，實現上升、停止、下降等功能；能夠控制實物展臺進行放大、縮小等功能；能夠控制音量，進行音量大小的調節功能；能夠控制A/V榘陣、VGA榘陣，實現音視頻、VGA信號自動切換控制功能能夠控制房間的燈光和窗簾，自動適應當前的需要等等。