珠海市某政府無紙化會議系統案例

　　項目背景

　　本項目在廣東省珠江口的西南部珠海市某政府，珠海擁有得天獨厚的地理位置，有“浪漫之城”的美稱，是一座新型花園城市。它東與香港隔海相望;南與澳門相連;西鄰江門市新會區臺山市;北與中山市接壤。并獲得國家新頒布的“幸福之城”的稱號。

　　提高效率、信息共享、協同辦公是大多數機關、部門實行無紙化辦公的最主要的出發點。電子政務的方便快捷使大家受益匪淺，許多原本繁雜冗余的工作都在手指的點擊下輕松完成。無紙化辦公，主要是在內部局域網的基礎上建立起來的，通過采用網絡互聯后，實現信息共享和協同辦公。采用這種網絡辦公方式的主要出發點是提高工作效率。這種辦公方式極大地提高了工作效率，減輕了工作負擔。過去，非涉密的發文、會議通知、政務信息等，都需要打印、復印，然后由通訊員遞送各個部門，效率很低，在印發上浪費了大量的時間、人力和物力。各部門的信息不能得到及時地溝通，造成諸多不便。使用網絡互聯后，信息交流非常暢通便捷，工作效率也得到很大提高。

　　方案概述

　　無紙化會議是一種全新的會議模式，它將多種信息技術融入會議的各個環節、貫穿會議全過程，為辦會和參會人員人員提供極為使用的工作平臺，整合了多會議管理、會議預約/審批、會后存檔、會議資料、模擬排位、會議簽到、同屏交互、會議紀要、會議控制等強大的會議功能，為用戶提供了可交互式的智能會議體驗。

　　為響應國家節能環保號召，和提高政務工作的辦事效率，智會云為此項目設計無紙化會議系統方案來滿足政府的需求。

　　此次改造的會議系統目標是建設一個先進的、統一的會議平臺，并且能夠滿足各種不同類型會議的召開。在設計本方案時我們采用大量科技含量高的產品，結合現代先進的會議系統，做到整體解決方案系統化、集成化、數字化，默認內置了4種主題，可隨時更換客戶端主題，滿足不同場景會議需求。

　　無紙化會議系統是運行在電腦上的新一代數字化會議系統，本系統采用全新的會議模式，將傳統會議過程中的各個環節虛擬化、主體信息和承載介質數字化，將多種信息化技術融入會議的各環節、貫穿會議全過程，將頻繁召開的會議全部“搬”上無紙化會議平臺，管理者在更短時間內完成多于以往的任務。更能的達到會議的互聯、互通、互動的高效會議場景。

　　系統后臺新增了可交互式的使用幫助引導功能，點擊步驟即可跳轉到對應的功能頁面。 使用者不需要通過專門培訓或查看說明書，即可通過使用幫助引導，快速創建會議室并發起會議，大大降低了使用成本。

　　無紙化會議系統實現會議同步閱讀、會議簽到、會議信息、會議紀要、投票表決、電子白板等多種功能，為客戶提供一個極為實用的會議平臺。

　　通過這個平臺，各部門單位可進行實時有效的信息溝通;改變了傳統會議模式的效率低、操作復雜、形式單一、資源浪費、保密隱患等問題。實現新型會議的全程無紙化概念。

　　智會云無紙化服務器組織架構，完全依照現有大型OA系統的人員架構排序，企業單位可將人員姓名、職務等信息錄入系統，拍照上傳人員照片(實現人臉識別功能)。根據會議需要自動勾選人員組成會議，極大加快了會議效率。與OA系統對接二次開發可與人員庫進行無縫對接。

　　黨政機關和一些大型企業，為滿足不同部門之間的使用需求，通常會配備多個會議室，智會云無紙化會議系統支持多會議管理，可集中管理所有的會議室，不同會議室之間可以同時召開會議，也可以發起會議預約，由管理員進行審批，審批時，系統自動判斷審批的會議是否與其它會議存在時間沖突，并提醒審批人，使得各部門單位可進行實時有效的信息溝通。

　　在無紙化系統后臺可上傳、下載、刪除會議文件，支持將文件分發到不同的會議室，并可以設置客戶端查看、上傳、下載權限。同屏時可發起單人、多人交互電子白板，實現邊說邊寫的會議體驗。

　　會議進行時，可在系統后臺實現對設備、界面、功能的實時控制，甚至還可以控制不同的會議，只需點一下按鈕，即可執行相關操作，參會人員有權限可以隨時發起同屏廣播或跟隨廣播，主講人可以將自己對文檔的操作同步給全體人員。

　　智會云無紙化信號處理系統，實現了會議中數字信號與網絡信號的隨意轉換。可將無紙化客戶端的數字信號轉換為視頻信號同步至大屏幕，特有的編解碼轉換方式，保證視頻的低延遲高清晰，同時支持會議的實時簽到顯示、實時投票跳票顯示，多個會議標語的顯示與切換，全部操作一鍵點擊完成，無需二次操作。

　　同時實現了將外部視頻信號，如遠程視頻會議、攝像頭、筆記本傳輸過來的視頻信號轉換為數字信號，低延遲高清晰的展現與無紙化客戶端，無紙化客戶端可針對畫面進行查看，批注等操作，可任意選擇人員接收外部信號。

　　整體效果

　　會議整體效果

　　一鍵啟動會議模式 ：將無紙化會議與中控系統進行無縫對接，專門定制軟件接口通過傳輸數據控制整場會議硬件設備自動開啟，軟件自動開始運行。用戶只需會議開啟前，打開主控的電腦選擇預設好的會議一鍵點擊會議模式開啟，室內溫度以及燈光自動調整至最佳，無紙化軟件運行，會議歡迎界面自動呈現，人員依次對號入座快速開啟會議，點擊進入會議后所需會議資料按照順序類別要求清晰羅列，極大的增加會議效率，等待會議結束后，一鍵點擊會議關閉，會議批注資料自動存檔，所有會議設備自動歸位關機，給予用戶極佳體驗感。